Geautomatiseerde mail facturatie met betaallinks van Mollie
Gemakkelijker facturen laten betalen met geautomatiseerde mails en betaallinks.
Samenvatting
Om het betalingsgemak voor haar klanten te vergroten en de administratieve druk in de organisatie te verlagen heeft HSB aan SIENN gevraagd om een gedeelte van het facturatieproces te optimaliseren.
Het idee is wanneer facturen door klanten makkelijker betaald kunnen worden dit een positief effect heeft op de cashflow van HSB. Om dit te realiseren heeft SIENN een aantal processen geautomatiseerd en betaallinks toegevoegd aan de facturen.
Het resultaat?
Over HSB
HSB in Haaften is in 1978 begonnen als leverancier van grondstoffen voor ijs en disposables. Inmiddels verkoopt het 55 medewerkers tellende bedrijf naast disposables en ijs ook eigen koffie, horeca-apparatuur en hygiëne producten.
Klanten kunnen zowel telefonisch als digitaal bestellen, waarbij de orderhandling én bezorging vanuit het eigen 8000 m2 grote magazijn door HSB zelf wordt verzorgd.
Met het brede assortiment bedient HSB een uiteenlopende klantengroep, bestaande uit onder andere cafetaria’s, lunchrooms, ijssalons, restaurants, cateraars, recreatieparken, zorginstellingen en elk ander bedrijf waar een goede kop koffie wordt geschonken.
Uitdagingen en doelstellingen
Als leverancier van een breed assortiment levert HSB aan uiteenlopende klantengroepen, waarbij het van groot belang is dat klanten tijdig betalen. Des te eenvoudiger de betaling achteraf kan plaatsvinden, des te hoger de bereidheid om ook snel te betalen. Ondanks dat de (verzamel)facturen automatisch gegenereerd werden in het financiële systeem, wilde HSB graag het betaalgemak vergroten en daarmee de betaling versnellen.
Een van de uitdagingen was dat de klant de (verzamel)factuur, met specifieke product- en prijsinformatie die in het ERP vast ligt, per mail moest ontvangen. Gelijktijdig dient de klant de mogelijkheid geboden te worden om direct eenvoudig te betalen via iDEAL of andere online betalingsmogelijkheid.
Het komt natuurlijk ook voor dat een order al is betaald (bijvoorbeeld via de webshop). Dit betekent dat er wel een factuur gestuurd moet worden, maar geen betaallink voor die factuur aangemaakt en opgehaald hoeft te worden. Met als gevolg dat er meerdere varianten van te versturen mail-facturen zijn.
Doelstelling was dan ook: Het optimaliseren van het huidige facturatieproces, door achteraf betalende klanten na een bestelling geautomatiseerd een factuur te sturen met daarbij een betaallink. Dit met als doel om betalen zo snel en gemakkelijk mogelijk te maken.
Onze aanpak en oplossing
Allereerst is er onderzocht hoe de doelstelling van HSB het beste te realiseren. Uit eerdere ervaring is gekozen voor de payment service provider Mollie. Deze partij biedt de mogelijkheid om geautomatiseerd dynamische betaallinks te creëren, die later snel kunnen worden ingelezen in het financiële systeem om te worden afgeletterd.
Vervolgens is gekeken welke informatie vanuit het ERP in de factuur dient te worden opgenomen, hoe deze informatie het beste op te halen (vanuit de SQL-database) en hoe hier de op-te-halen betaallinks aan toe te voegen.
Om de benodigde informatie op de factuur te krijgen én te bepalen welke facturen een bijbehorende betaallink dienen te krijgen, is een geautomatiseerd proces ingericht. Dat zorgt op geplande tijden voor de opmaak van de mails met bijbehorende tekst, incl. betaallink en bijlage met de PDF-factuur.
Om de betaallinks te genereren en op te halen wordt er aanroep naar de PaymentLinkAPI van Mollie gedaan zodra er bekend is welke mails een betaallink moeten krijgen. Deze betaallink wordt toegevoegd aan de mail, en is zichtbaar in het dashboard van Mollie met daarin de betaalstatus (die ook kan worden geëxporteerd om in te lezen in het financiële systeem).
Tot slot wordt de mail met betaallink, inclusief de gegenereerde factuur in PDF, automatisch naar de klant gestuurd. Deze verzendinterval is nauwkeurig in te stellen, van elke minuut tot 1x per maand.
Facturatie flow
Stap 1
Factuurinformatie wordt automatisch opgehaald uit het ERP
Stap 2
Factuur wordt aangemaakt in PDF formaat
Stap 3
Betaallink wordt aangemaakt via Mollie
Stap 4
PDF factuur met betaallink wordt per mail verzonden naar de klant
Stap 5
Klant opent betaallink en betaalt via één van de geboden betaal-mogelijkheden
Stap 6
HSB ziet de betaalbevestiging in de portal van Mollie
HSB aan het woord
We waren al een tijd op zoek naar een manier om het betaalgemak voor onze klant te vergroten. Samen met SIENN hebben we in korte tijd het gewenste proces in kaart gebracht. De werkelijke ontwikkeling en implementatie was in een paar weken gerealiseerd!
David van Wijnbergen
Projectleider – HSB
Resultaten
Sinds SIENN het facturatieproces voor HSB heeft geoptimaliseerd:
Vervolgstappen
Nu er voor facturen een succesvol geautomatiseerd proces is ingericht die mails verstuurd en betaallinks toevoegt, wil HSB dezelfde techniek toepassen bij het versturen van herinneringen en aanmaningen. Dit zijn mails die afwijkende betaaltermijnen en dus geldigheid van betaallinks kennen.
Daarnaast is er de mogelijkheid om de drempel tot betaling nog verder te verlagen door de betaallink ook als QR code aan te bieden, zodat deze gescand kan worden met smartphones en betaalapps.
Naarmate de hoeveelheid betalingen met betaallink toeneemt wordt het des te relevanter om de betaalinformatie in het ERP te hebben. Het geautomatiseerd ontsluiten van de betalingsinformatie vanuit Mollie naar het ERP is hierbij een belangrijke vervolgstap.
