Digitaal Logboek
Van 1000+ papieren logboek-klappers naar één digitaal logboeksysteem.
Samenvatting
Gezien het feit dat de papieren logboeken bij Seef een steeds grotere administratieve last werden door een toename van het aantal klanten en installaties, heeft SIENN een compleet digitaal logboeksysteem ontwikkeld op basis van het Microsoft Power Apps platform.
Het resultaat?
Over Seef Beveiliging
Seef is specialist op het gebied van elektronische beveiliging, toegepast in uiteenlopende gebouwen.
Van fabriekshal tot winkelpand, van kantoor tot een ziekenhuis. De installaties van Seef beschermen mensen en gebouwen tegen brand, inbraak, overvallen en andere calamiteiten.
Op basis van brede kennis en ervaringen, adviseren, installeren en onderhouden zij voor hun 700+ klanten beveiligingsinstallaties zoals branddetectie- en ontruimingsinstallaties, inbraakbeveiliging, camerabewaking, toegangscontrole en –verlening, onderhoud noodverlichting en CCTV.
Uitdagingen en doelstellingen
Om als klant én gecertificeerd installateur te blijven voldoen aan wetgeving (NEN) dienen taken omtrent vast en periodiek onderhoud van installaties eenduidig geregistreerd te worden. Een van de doelstellingen was dan ook om te zorgen dat de ingevoerde data altijd aan de gestelde eisen voldoet.
Tot voor kort vond deze registratie volledig handmatig op papier plaats. De formulieren werden op locatie handmatig door monteurs ingevuld. Daarvoor moest voorafgaand aan de werkzaamheden het fysieke logboek op kantoor opgehaald worden. Voor de 1000+ installaties is er per installatie één klapper met veel klant- of installatie-specifieke documenten. Deze documenten bevatten cruciale informatie die ook door klanten, brandweer of inspecteurs ad-hoc wordt geraadpleegd.
Bovenstaande reisbewegingen, handmatige registraties en ad-hoc raadplegingen zijn erg tijdrovend en inefficiënt. Bovendien bemoeilijkt dit het centrale beheer van documenten. Een andere belangrijke doelstelling was daarom: het op een efficiënte manier kunnen raadplegen en bewerken van de informatie, op iedere locatie, door zowel interne als externe gebruikers.
Onze aanpak en oplossing
We zijn gestart met een workshop/inventarisatie-sessie waarbij we samen met Seef de wensen en probleemstelling in kaart hebben gebracht. Belangrijk hierbij was om goed te begrijpen waar de gebruikers in de praktijk tegenaan liepen zodat we hen in de nieuwe oplossingen maximaal zouden ondersteunen.
Op basis van de uitkomsten van de workshop heeft SIENN voor Seef een Model-driven App gemaakt die het personeel van Seef in staat stelt zelf eenvoudig én in bulk gegevens te kunnen raadplegen, bewerken, toewijzen, verwijderen en nog veel meer. Zo kunnen zij onder andere eenvoudig organisaties, contactpersonen en installaties toevoegen en beheren. Daarnaast kan men met de App dynamisch gebeurtenis-registratie formulieren aanmaken. Ook het simpel kunnen toevoegen en beheren van binnenkomende registraties wordt volledig door de App ondersteund.
Aanvullend aan de App is ook een portaal gerealiseerd om het logboek-systeem beschikbaar te kunnen stellen voor externe gebruikers zoals klanten, de brandweer en inspecteurs.
Een specifieke wens van Seef is gerealiseerd met Power Automate. Met één druk op de knop kan Seef dynamisch twee formulieren benodigd voor Jaarlijks Onderhoud laten genereren. Deze documenten bevatten in de App ingevulde gegevens en worden direct beschikbaar gesteld in het portaal. Het documentbeheer wordt eenvoudig en volledig in de cloud middels Sharepoint ondersteund. Tot slot is de synchronisatie tussen de App, het portaal en Sharepoint door directe koppelingen, een kwestie van slechts enkele seconden.
Seef aan het woord
Door gebruik te maken van het Digitaal Logboek besparen we zo’n 20% op de schaarse tijd van onze monteurs en 50% op onze back-office. De handmatige handelingen zoals het opzoeken, registreren en controleren zijn volledig komen te vervallen, waardoor onze monteurs meer met hun vak bezig zijn en veel efficiënter gepland worden. Door de eenvoud van de oplossing voelt het als maatwerk. Tevens bieden we onze klanten een extra service en besparen we ze een hoop ‘gedoe’ met rapportages en ordners.
Tom Wienhofen
Algemeen Directeur Seef Beveiliging
Resultaten
Met het digitaal logboeksysteem:
Vervolgstappen
Als vervolgstappen kijkt Seef samen met SIENN naar de volgende doorontwikkelingen:
- Het Portaal uitbreiden met Rapportage functionaliteit zodat (naarmate er steeds meer digitale registraties aangemaakt zijn) er ook gerapporteerd kan worden op brand of alarmmeldingen.
- Het Portaal uitbreiden met automatische notificaties indien er geplande registraties dienen plaats te vinden. Bijvoorbeeld ‘Let op: Maandelijks onderhoud’ dient uiterlijk volgende week gereed te zijn’.
- Toegang tot het Portaal opnemen als onderdeel van het business model van Seef.
