Assemblage orders
Een passende user interface voor controle en correctie van assemblage-orders.
Samenvatting
Voor A.S.F. Fischer, een grootschalige speler op het gebied van bevestigingsmaterialen, bestaat een deel van het assortiment uit assemblageproducten. Om te voorkomen dat de voorraad op raakt, met als gevolg klanten “nee” te moeten verkopen óf het moeten aanmaken van backorders, moest er een oplossing komen die inkopers van deze producten een extra controle en (indien noodzakelijk) correctiemogelijkheid biedt.
SIENN heeft voor de inkopers van A.S.F. Fischer een Power App, inclusief koppelingen van/naar het ERP, ontwikkeld die dit mogelijk maakt.
Het resultaat?
Over A.S.F. Fischer
A.S.F. Fischer BV is een grootschalige importeur, groothandel en conceptleverancier van bevestigingsmaterialen en aanverwante producten.
Deze producten en concepten worden met name geleverd aan de professionele bouwmaterialenhandel, de hout- en plaatmaterialenhandel, de ijzerwaren- vakhandel, de elektrotechnische groothandel, de c.v.- en sanitair groothandel en de grootschalige industrie.
De afgelopen jaren heeft A.S.F. Fischer de ontwikkelingen in de professionele bouw nauwgezet gevolgd. Dit heeft geleid tot de succesvolle ontwikkeling en opname van diverse producten, merken en concepten. Waaronder Woodies Ultimate, Steelies Ultimate, InterDynamics, Perfectmate, FIS Profi, QlinQ, GB, Index, Grabber, Friulsider (FM), Diager en ABC Adamas.
Uitdagingen en doelstellingen
Als importeur en groothandel van bevestigingsmaterialen bestaat een deel van het assortiment van A.S.F. Fischer uit assemblageproducten, bijvoorbeeld een schroef en een ring, wat in feite twee aparte producten zijn. Voor assemblageproducten is het van groot belang dat de voorraad niet op raakt. Dit kan in de meeste gevallen door ze opnieuw te assembleren, wat A.S.F. Fischer heeft uitbesteed aan derde partijen (leveranciers).
Om tijdig te acteren en de juiste hoeveelheden te laten assembleren bij de verschillende partijen, wordt data uit het ERP systeem gebruikt door een applicatie (Slim4). Deze berekent:
- Welke leverancier dient de voorraad te assembleren?
- Wanneer dient de leverancier te starten met de assemblage?
- Wanneer dienen de producten klaar te zijn om te voorkomen dat de voorraad op is?
- Hoeveel dient er geassembleerd te worden?
Vervolgens maakt Slim4 een voorstel assemblage-conceptorder die richting het ERP gestuurd wordt. Ondanks de berekeningen houdt de applicatie (Slim4) geen rekening met de capaciteit/bezetting van de leveranciers. Hierdoor is het mogelijk dat sommige assemblage orders alsnog in het ERP aangemaakt worden. Het corrigeren van deze orders in het ERP is behoorlijk lastig maar vooral tijdrovend. Binnen Slim4 is iedere orderregel een order waardoor veel orders tegelijk worden aangemaakt. Het in bulk aanpassen van deze orders is binnen het ERP niet mogelijk, waardoor orders één voor één moeten worden geopend, aangepast en opgeslagen.
Doelstelling was dan ook om inkopers van A.S.F. Fischer een user interface (UI) te bieden om de assemblage-orders te kunnen valideren en (indien noodzakelijk) corrigeren.
Bijkomende uitdaging was dat dat er in bulk (met meerdere orderregels tegelijk) verschillende assemblage-orders bewerkt moesten kunnen worden. Dit was nodig omdat elke inkooporder slechts één assemblage order-regel bevat en er dus meerdere assemblage orders zijn voor één assemblageproduct.
Onze aanpak en oplossing
Om A.S.F. Fischer een passende user interface te bieden die hun inkopers in staat stelt om (in bulk) assemblage orders te controleren zijn een aantal stappen ondernomen.
Allereerst is bedacht hoe de assemblage-conceptorders vanuit Slim4 tot bruikbare informatie te verwerken (in een SQL-database). Hiervoor zijn slimme status markeringen gemaakt die direct aangeven of het om een ‘nieuwe’ en ‘klaar voor validatie’ (lees: te controleren) conceptorder gaat.
Vervolgens is bekeken hoe de Power App eruit moet zien om in bulk de conceptorders met informatie weer te geven en (indien nodig) te bewerken. Dit heeft geresulteerd in een overzichtscherm en een aantal detailschermen (formulieren).
Tot slot is nagedacht over hoe uitsluitend de gecontroleerde conceptorders door mogen zetten naar het ERP als definitieve assemblage order. Hiertoe is ook rekening gehouden met de geldende bedrijfsregels, zodat uitsluitend complete orders in het ERP aangemaakt worden. In het geval van een incomplete assemblage-conceptorder krijgt de order de status ‘Ontbrekende gegevens’ met in het Meldingen-veld de reden van falen.
Indien de assemblage-conceptorder wel succesvol wordt aangemaakt als assemblage-order in het ERP, retourneert het ERP (Wholesale) het ordernummer en wordt deze opgeslagen in de PowerApp.
A.S.F. Fischer aan het woord
Door de toepassing van deze functionaliteit wordt veel tijd bespaard doordat het handmatig invoeren van gegevens tot het verleden behoort. De structuur van de oplossing biedt het tevens de mogelijkheid ook andere onderdelen van het assemblageproces hierop aan te sluiten.
Bob Bouma
IT Manager – A.S.F. Fischer BV
Resultaten
SIENN heeft voor de inkopers van ASF een Power App, inclusief koppelingen van/naar het ERP, ontwikkeld die:
Vervolgstappen
Als vervolgstap zal ook de ontvangst van de assemblageretouren via het WMS in de App worden verwerkt. Ook het batchgewijs aanpassen van leverdata voor een assembleur staat op de roadmap.
Dit is handig als alle opdrachten door een wijziging bij de assembleur opnieuw moeten worden ingepland.
Dat moet nu nog handmatig per order in het ERP.
