Het is het gebruik van technologie om terugkerende taken, workflows en processen binnen een bedrijf te stroomlijnen en te automatiseren. Het gaat dan om het vervangen van handmatige handelingen, zoals gegevensinvoer, goedkeuringsprocessen en rapportage, door geautomatiseerde systemen en softwareoplossingen.
Echter, de implementatie van automatisering vereist een strategische aanpak, rekening houdend met integratie met bestaande systemen, veiligheidsprotocollen en de bedrijfscultuur. Zeker als het gaat om bedrijfskritische applicaties. Veel bedrijven zijn namelijk terughoudend met het automatiseren van hun bedrijfsprocessen, zeker wanneer dit negatieve impact kan hebben op de bedrijfscontinuïteit.
Tips voor het het automatiseren van bedrijfskritische applicaties
Bij het automatiseren van bedrijfskritische applicaties zijn er verschillende belangrijke overwegingen om te garanderen dat de implementatie succesvol is en de bedrijfswaarde maximaliseert. Hier zijn enkele cruciale aspecten om op te letten:
- Integratie met Bestaande Systemen | Zorg ervoor dat de automatiseringsoplossingen naadloos integreren met je huidige IT-infrastructuur. Incompatibiliteit kan leiden tot operationele verstoringen en extra kosten.
Veiligheid en Compliance | Bedrijfskritische applicaties verwerken vaak gevoelige gegevens. Het is essentieel om te waarborgen dat automatisering de gegevensbeveiliging niet in gevaar brengt en voldoet aan alle relevante wet- en regelgeving. - Schaling en Flexibiliteit | De automatiseringsoplossing moet schaalbaar zijn om te kunnen groeien met het bedrijf en flexibel genoeg om aan te passen aan veranderende bedrijfsbehoeften zonder significante herconfiguratie of extra investeringen.
- Betrouwbaarheid en Beschikbaarheid | Bedrijfskritische applicaties moeten altijd beschikbaar zijn. Kies automatiseringsoplossingen die de uptime maximaliseren en voorzien in robuuste disaster recovery en backup opties.
- Gebruikerservaring | Automatisering mag niet ten koste gaan van de gebruikerservaring. Zorg ervoor dat de applicaties intuïtief en toegankelijk blijven voor alle gebruikers, inclusief medewerkers en klanten. Een goed UI/UX design is daarbij essentieel.
- Monitoring en Beheer | Implementeer uitgebreide monitoring en beheertools om de prestaties van geautomatiseerde systemen te volgen. Dit helpt bij het tijdig identificeren en aanpakken van eventuele problemen of inefficiënties. Data speelt daarbij een essentiële rol.
- Change Management en Training | De overgang naar meer geautomatiseerde processen kan weerstand oproepen bij medewerkers. Een solide change management plan, inclusief training en communicatie, is cruciaal om acceptatie en effectief gebruik van de nieuwe technologie te verzekeren.
- Partnerkeuze | Kies een betrouwbare technologiepartner met ervaring in jouw sector en met bedrijfskritische automatisering. Hun expertise kan cruciaal zijn voor het succes van het project.
Door deze aspecten grondig te overwegen, kun je ervoor zorgen dat de automatisering van je bedrijfskritische applicaties soepel verloopt, de operationele efficiëntie verbetert, en de bedrijfswaarde op lange termijn verhoogt.
Hoe start u met business automatisering?
Bij SIENN hebben we een doordachte aanpak en strategie ontwikkeld om business automatisering te starten. Hieronder vindt u 7 dingen waar u in elk geval aan moet denken voordat u begint met bedrijfsprocessen automatiseren.
- Zorg ervoor dat u de doelstellingen van uw bedrijf en hoe automatisering kan bijdragen aan het bereiken van die doelen duidelijk hebt. De business strategie is daarin cruciaal en voor ons altijd het vertrekpunt van iedere samenwerking.
- Bepaal een realistisch budget voor automatisering, inclusief kosten voor software, implementatie, training en eventuele aanpassingen. Dit is wat ons betreft allemaal onderdeel van adequaat program management.
- Bekijk uw bestaande technologische infrastructuur om te bepalen of deze geschikt is voor automatisering. Als Microsoft partner bouwen wij onze oplossingen graag op dit platform, maar dat kan in uw situatie natuurlijk anders zijn.
- Zorg ervoor dat uw datakwaliteit hoog is. Schone, consistente gegevens zijn essentieel voor een succesvolle automatisering.
- Overweeg hoe automatisering van invloed kan zijn op uw personeel. Bepaal daarbij ook welke vervolgstappen het beste bij u passen. Gaat u voor bespoke software of kiest u juist voor meer out of the box oplossingen zoals low code/ no code?
- Zorg ervoor dat u op de hoogte bent van alle relevante regelgeving en compliance-eisen die van toepassing zijn op uw bedrijf en sector.
- Voer een grondige risicoanalyse uit om potentiële risico’s en uitdagingen te identificeren die zich kunnen voordoen tijdens het automatiseringsproces.
Wat levert bedrijfsautomatisering op?
Bedrijfsautomatisering ofwel business process automation heeft een heleboel voordelen voor bedrijven. Van kostenbesparingen tot verbeterde efficiëntie en klanttevredenheid. Hieronder leest u een aantal belangrijke voordelen van bedrijfsautomatisering, maar kijk vooral ook op onze pagina met klantverhalen voor inspiratie:
- Verbeterde efficiëntie | Door terugkerende taken en processen te automatiseren, vermindert u de tijd en moeite die nodig zijn voor handmatige handelingen.
- Kostenbesparing | Automatisering zorgt vaak voor het verminderen van arbeidsuren, het minimaliseren van fouten en het elimineren van de noodzaak voor handmatige interventie.
- Verhoogde nauwkeurigheid | Geautomatiseerde processen zijn minder vatbaar voor menselijke fouten in vergelijking met handmatige taken. Dat zorgt voor hogere nauwkeurigheid en consistentie van gegevensinvoer en -verwerking.
- Kortere doorlooptijden | Automatisering maakt het mogelijk om taken en processen sneller uit te voeren. Zo kunt u sneller werken en reageren op klantverzoeken en marktveranderingen.
- Verbeterde klantenservice | Door processen zoals orderverwerking, klachtenafhandeling en klantcommunicatie te automatiseren, is uw service sneller en meer consistent.
- Betere besluitvorming | Automatisering geeft uw bedrijf real-time gegevens en inzichten in uw bedrijfsprocessen. Zo kunt u beter geïnformeerde beslissingen nemen en sneller reageren op veranderingen.
- Schaalbaarheid |U kunt geautomatiseerde processen gemakkelijk opschalen als u wilt voldoen aan groeiende vraag en veranderende behoeften. Dat zorgt voor flexibiliteit.
- Compliance en risicobeheer | Automatisering helpt u bij het handhaven van nalevingsnormen en het verminderen van risico’s door geautomatiseerde controles en audits.
Welke stappen doorloopt u om bedrijfsprocessen te automatiseren?
Gaat u uw bedrijfsprocessen automatiseren? Het automatiseren van bedrijfsprocessen vereist een gestructureerde aanpak en nauwgezette planning. Dit zijn de stappen die u, samen met SIENN, doorloopt als u uw bedrijfsprocessen succesvol wilt automatiseren:
- Identificatie van geschikte processen | Begin met de identificatie van de processen binnen uw bedrijf die het meest geschikt zijn voor automatisering en die het grootste potentieel hebben om de efficiëntie te verbeteren.
- Formulering van duidelijke doelen | Stel duidelijke doelen zoals kostenbesparing, verbeterde productiviteit of betere klantenservice.
- Selecteren van de juiste software oplossingen | Kies de juiste software oplossingen en technologieën die aansluiten bij de behoeften en doelstellingen van uw bedrijf.
- Ontwikkel een gedetailleerd plan | Dat geldt voor de implementatie van automatisering, inclusief tijdlijnen, mijlpalen en verantwoordelijkheden.
- Configureer en implementeer | Configureer de gekozen automatiseringsoplossingen en implementeer ze binnen de organisatie. Zorg daarbij voor een naadloze integratie met bestaande systemen en applicaties.
- Uitgebreid testen | Voer uitgebreide tests uit om ervoor te zorgen dat de geautomatiseerde processen werken zoals het hoort en voldoen aan de gekozen doelstellingen.
- Training & ondersteuning | Zorg voor adequate training en ondersteuning voor medewerkers bij de overgang naar geautomatiseerde systemen.
- Implementatie in dagelijkse taken | Implementeer de geautomatiseerde processen in de dagelijkse taken en monitor continu de prestaties en effectiviteit.
- Schaalbaarheid & evaluatie | Blijf de processen evalueren en verbeteren om optimale resultaten te behalen.
Voorbeelden van business automatisering
U kunt een heleboel bedrijfsprocessen automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan facturatie en boekhouding, voorraadbeheer en orderverwerking, klantenservice en supportticketbeheer. Of HR-processen zoals werving en selectie, onboarding en verlofregistratie of marketingautomatisering zoals e-mailcampagnes en lead nurturing. Een voorbeeld: om het betalingsgemak voor haar klanten te vergroten en de administratieve druk in de organisatie te verlagen heeft HSB aan SIENN gevraagd om een gedeelte van het facturatieproces te optimaliseren. Lees hier het verhaal van HSB over hoe SIENN hen hielp bij het makkelijker facturen laten betalen met geautomatiseerde mails en betaallinks.
Hulp nodig bij het automatiseren van uw bedrijfsprocessen?
U wilt vast en zeker de efficiëntie en productiviteit van uw bedrijf verhogen. Doe dat door middel van automatisering. Wij staan klaar om u te helpen. De developmentteams van SIENN bestaan uit verschillende experts met allerlei vaardigheden, zoals softwareontwikkelaars, testers, systeemanalisten, projectmanagers en UX/UI-ontwerpers.
Ons team helpt u bij het identificeren van automatiseringsmogelijkheden tot het selecteren en implementeren van de juiste oplossingen. Bel ons gerust, dan kijken we samen hoe we u kunnen helpen bij het automatiseren van uw bedrijfsprocessen.
