De Agile werkwijze stelt teams in staat om flexibel te zijn, snel te reageren op veranderingen en waarde te leveren aan klanten op een iteratieve manier. Een cruciaal onderdeel van het Agile-proces is de backlog. Het is niet zomaar een lijst met taken: de backlog is een dynamisch instrument dat de leidraad vormt voor het ontwikkelingsteam van uw onderneming. Waarom is een verzorgde backlog een essentieel instrument voor elke Agile-praktijk? Dat ondervindt u in deze blog.
Hoe komt u tot een goede backlog?
Kanban; dat is misschien wel het toverwoord voor het opbouwen van een goede backlog. Kanban is een visueel hulpmiddel dat helpt bij het stroomlijnen van werkprocessen. Het bord bestaat uit kolommen die verschillende fasen van het werk vertegenwoordigen, zoals ‘To Do’, ‘In Progress’ en ‘Done’. Dat helpt teams om de voortgang van taken visueel te volgen en (eventuele) belemmeringen te identificeren. Agile is een populaire methodologie binnen projectmanagement die zich kenmerkt door flexibiliteit, samenwerking en klantgerichtheid. Door je backlog in Kanban op te bouwen kun je daarna eenvoudig sprints (een iteratieve werkcyclus) samenstellen. In deze sprints werken teams samen aan het leveren van toenemende verbeteringen aan een product of project. Eén van de pijlers van een succesvol Agile project is dan ook het effectief beheer van de backlog en Kanban helpt daarbij.
Een backlog is namelijk een dynamische lijst van alle taken en functies die nog moeten worden uitgevoerd om een project te voltooien. Deze lijst omvat alles van kleine, snel te realiseren taken tot grotere, complexere functies. Het is een levende tool die continu wordt bijgewerkt op basis van nieuwe inzichten, prioriteiten en feedback.
Wat is de rol van de Product Owner?
De product owner speelt een cruciale rol in het beheer van de backlog. Deze persoon fungeert als de schakel tussen het ontwikkelingsteam en de verschillende stakeholders. Denk aan klanten, de salesafdeling en de supportafdeling. De product owner is verantwoordelijk voor het verzamelen en prioriteren van input om ervoor te zorgen dat de backlog de meest waardevolle en relevante taken bevat. Want wat is belangrijk bij een goede backlog?
- Productvisie: de Product Owner is verantwoordelijk voor het communiceren van de productvisie en doelstellingen aan het team en andere belanghebbenden. Hij creëert dan ook de initiële productbacklog gebaseerd op de input van stakeholders, marktonderzoek en klantbehoeften.
- Strategische richting: de Product Owner zorgt ervoor dat de backlog-items in lijn zijn met de strategische doelen van het product en de organisatie. Hij houdt de backlog up-to-date door regelmatig nieuwe items toe te voegen, bestaande items te verfijnen en niet-relevante items te verwijderen. Dit gebeurt door backlog-items te prioriteren op basis van hun waarde voor de klant en de impact op het product.
- User Stories schrijven en verfijnen: de Product Owner schrijft en verfijnt User Stories om ervoor te zorgen dat ze duidelijke acceptatiecriteria hebben en goed begrepen worden door het team. Hij faciliteert ook regelmatige backlog refinement sessies (ook wel grooming genoemd) met het development team om de details van de backlog-items te bespreken en te verduidelijken.
Het belang van een goed beheerde backlog
Een verzorgde backlog biedt een duidelijk overzicht van wat er moet worden gedaan, in welke volgorde en waarom. Het draagt bij aan de efficiëntie en effectiviteit van het projectteam. Er wordt onderscheid gemaakt tussen prioriteiten en zaken die kunnen wachten. Een goed georganiseerde backlog helpt teams om prioriteiten te stellen, zich op de meest waardevolle taken te concentreren en flexibel te blijven in een veranderende omgeving. Dat is cruciaal omdat Agile teams vaak moeten inspelen op veranderingen in klantbehoeften of marktomstandigheden.
SIENN pakt dit bijvoorbeeld op met Team as a Service (TaaS). TaaS is een gespecialiseerd team van experts uit verschillende disciplines die rechtstreeks samenwerken met de opdrachtgever. Zij werken aan het ontwerp, de ontwikkeling en alle activiteiten bij het project.
Best practices voor het beheren van een backlog
Wij geven u enkele best practices voor het beheren van een backlog. Leest u mee?
Prioritering | Zoals eerder aangegeven, is het belangrijk dat er een prioritering wordt gegeven aan alle taken in de backlog. Gebruik daarvoor technieken zoals MoSCoW (Must have, Should have, Could have, Won’t have) of het Weighted Shortest Job First (WSJF) model om taken te prioriteren.
- MoSCoW: de methode wordt vaak toegepast bij het prioriteren van verandervoorstellen met betrekking tot bedrijfsprocessen.
- WSJF: het is een methode om taken te prioriteren op basis van hun economische waarde en de tijd die nodig is om ze te voltooien.
Verfijning | Regelmatige backlog grooming sessies waarbij items worden herzien en geherprioriteerd. De backlog moet continu bijgewerkt worden op bijna dagelijkse basis. Denk aan de vordering van een project, aanpassing in prioritering of ad hoc zaken.
Transparantie | Zorg ervoor dat de backlog toegankelijk is voor alle teamleden en stakeholders om volledige transparantie en begrip te waarborgen.
Beperking van de werkvoorraad | Beperk het aantal taken in de ‘Work In Progress’-fase om overbelasting te voorkomen en focus te behouden.
Waarom een verzorgde backlog?
- Het verbetert de productiviteit | Door het team te laten concentreren op de juiste taken en op het juiste moment.
- Er worden betere inschattingen gemaakt | Nauwkeurigere schattingen voor voltooiingstijden door beter inzicht in wat gedaan moet worden.
- Garantie op een hogere kwaliteit | Door de focus te leggen op wat echt belangrijk is, verbetert het de algehele kwaliteit van het eindproduct.
- Een grotere klanttevredenheid | Snelle reacties op veranderende klantbehoeften en betere eindresultaten door voortdurende afstemming van de backlog.
Hoe start u met een Agile verbetering als het gaat om de backlog?
Een gestructureerde aanpak is essentieel als u de backlog netjes wilt houden. Hier zijn enkele stappen die u kunt volgen:
- Huidige situatie definiëren | Voordat u begint met het opschonen van de backlog, is het verstandig om een analyse te maken van bestaande backlog-items, de prioriteiten en de mate van duidelijkheid en volledigheid.
- Duidelijke doelstellingen vaststellen | Bepaal wat u wilt bereiken met de Agile verbetering van de backlog. Denk aan: het verhogen van de transparantie, verbetering in prioritering of het verkorten van de doorlooptijden van bestaande taken.
- Het team betrekken | Zorg ervoor dat het team betrokken is bij het verbeteringsproces. Feedback en input vanuit het team is hierbij van belang.
- Backlog refinement-sessies plannen | Plan regelmatige backlog refinement-sessies waarin u samenkomt met het team om de backlog te bekijken, te verduidelijken, te prioriteren en eventuele verbeteringen aan te brengen.
Backlog refinement
Backlog refinement, ook wel backlog grooming genoemd, is een belangrijk onderdeel van een goed gestructureerde backlog binnen Agile softwareontwikkeling. Tijdens backlog refinement-sessies bekijkt het ontwikkelingsteam samen met de producteigenaar de items in de backlog, verduidelijkt ze, voegt details toe indien nodig en prioriteert ze op basis van waarde en urgentie. Leer meer over effectieve backlog refinement in de blog op onze website.
Waar zitten de pijnpunten als het gaat om agile verbetering?
- Onduidelijke taken | Als backlog-items niet goed gedefinieerd of onvolledig zijn, kan dit leiden tot verwarring en miscommunicatie binnen het team. Het kan er ook voor zorgen dat taken niet goed uitgevoerd worden. Dat wilt u natuurlijk zo veel mogelijk vermijden. Communicatie is key: het team moet weten wat er van ze wordt verwacht.
- Foute prioritering | Het gebrek aan prioritering is een groot pijnpunt. Het kan leiden tot verwarring en vertraging.
- Gebrek aan opfrissing en onderhoud | Zoals eerder aangegeven: een verzorgde backlog vereist continue updates en onderhoud. Bij gebrek hieraan kunnen taken verouderd raken, prioriteiten worden gemist en de waarde van deze taken wordt verminderd.
- Gebrek aan betrokkenheid | Als belanghebbenden niet voldoende betrokken zijn bij het Agile-proces, kan dit leiden tot onduidelijke vereisten en verkeerde prioriteiten. Het is essentieel om alle belanghebbenden, inclusief klanten, producteigenaren en ontwikkelingsteams, actief te betrekken bij het proces en hen te laten samenwerken aan het definiëren en prioriteren van werk.
Hulp nodig bij het optimaliseren van uw backlog?
Een goed verzorgde backlog is een onmisbaar hulpmiddel voor elk Agile team en essentieel bij elk Agile project. Het team van SIENN helpt u graag bij het verzorgen, optimaliseren en efficiënt werken van uw backlog. Neem gerust contact op met ons: dan kijken we samen hoe we u het beste kunnen helpen.
