Validatie van weborders​

Het minimaliseren van retourzendingen door slimme validatie en tijdig ingrijpen .

Samenvatting

Als leverancier van een breed assortiment disposables, ijs, koffie, horeca-apparatuur en hygiëneproducten wil HSB direct de juiste producten leveren en daarmee het aantal retourzendingen van klanten minimaliseren.​

​Daarnaast wil HSB overschrijdingen van krediet-/bestellimieten van klanten tijdig kunnen signaleren, zodat er op tijd (voorafgaand aan de levering) door verkoopmedewerkers met de klant contact opgenomen kan worden om dit te bespreken. ​

Om deze wensen te realiseren heeft SIENN een Power App (inclusief koppelingen met het ERP systeem) opgeleverd. Deze valideert in de webshop geplaatste orders op bestelrechten, kredietlimieten en bestelhoeveelheden. Ook wordt afwijkend bestelgedrag gesignaleerd, wat de mogelijkheid biedt om upsell-artikelen te verkopen.​

Image module
Het resultaat?
Naast 2 uur per dag aan tijdswinst zijn het aantal retourzendingen en creditfacturen drastisch verminderd. Dit komt doordat:
Image
Er op orderregel/product niveau gecheckt wordt of het product wel door de klant besteld mag worden.
Image
Er door verkoopmedewerkers tijdig contact met de klant wordt opgenomen. Namelijk nog vóórdat de order in het ERP wordt aangemaakt.
Image
De orderregels de juiste prijzen hebben wanneer iets binnen of buiten de standaardcollectie wordt besteld. Dit biedt een goed contactmoment om upsell-artikelen te verkopen .
Over HSB​

HSB in Haaften is in 1978 begonnen als leverancier van grondstoffen voor ijs en disposables. Inmiddels verkoopt het 55 medewerkers tellende bedrijf naast disposables en ijs ook eigen koffie, horeca-apparatuur en hygiëne producten. ​

Klanten kunnen zowel telefonisch als digitaal bestellen, waarbij de orderhandling én bezorging vanuit het eigen 8000 m2 grote magazijn door HSB zelf wordt verzorgd.​

Met het brede assortiment bedient HSB een uiteenlopende klantengroep, bestaande uit onder andere cafetaria’s, lunchrooms, ijssalons, restaurants, cateraars, recreatieparken, zorginstellingen en elk ander bedrijf waar een goede kop koffie wordt geschonken.​

Uitdagingen en doelstellingen

Voor elke leverancier is het van belang om direct de juiste artikelen te leveren. Zo ook voor HSB. ​
Ten grondslag aan het ‘juiste’ te leveren product liggen klantafspraken die per afnemer verschillen. ​

Enerzijds ligt in verkoopcontracten vast welke producten tegen welke prijs geleverd worden. Echter fluctueren de prijzen van producten nog wel eens vanwege een aanbieding (veel volume tegen korting) of een kortere houdbaarheidsdatum. Anderzijds kan het voorkomen dat de leverancier bepaalt welke producten waar (regionaal) verkocht mogen worden. ​

Bovenstaande dynamiek betekent dat niet direct altijd het juiste product geleverd wordt bij de afnemer, wat een ongewenste retourzending of creditfacturen tot gevolg heeft. ​

Image module
Image module

Eén van de belangrijkste doelstellingen van HSB was dan ook om het aantal retourzendingen te reduceren en de tijd die nodig was voor de handmatige controles te minimaliseren.

Daarnaast werd vaak pas te laat gesignaleerd dat een klant te veel open heeft staan (kredietlimiet). Hierdoor was er geen contactmoment om, voorafgaand aan het inleggen van de order in het ERP, de debiteur te blokkeren en werden orders tóch uitgeleverd ondanks de overschreden kredietlimiet.

Een andere belangrijke doelstelling was dan ook om de verkoopmedewerkers van HSB vooraf te alarmeren indien er bij een nieuwe order krediet-/bestellimieten overschreden werden.

Onze aanpak en oplossing

SIENN heeft meegedacht in een oplossing in de vorm van een Power App die het aantal retourzendingen minimaliseert en overschrijding van krediet-/bestellimieten op tijd detecteert en signaleert.​

Om dit mogelijk te maken is eerst het proces in kaart gebracht – van bestelling in de webshop tot aan de levering van de order – om te identificeren waar en op welke momenten er ingegrepen kan worden. ​

Om in te grijpen zijn automatische acties ontwikkeld. Denk hierbij aan het berekenen of de debiteur zijn krediet-/bestellimiet heeft overschreven, waarbij er direct een melding wordt verstuurd naar de verkoopmedewerkers met de mogelijkheid om een debiteur te (de)blokkeren. ​
Daarnaast kunnen orders (na controle) alsnog doorgezet worden naar het ERP. Hierdoor zijn er controlestromen ontstaan, waarbij duidelijk is welke orders wel/niet gecontroleerd dienen te worden.​

Image module
HSB aan het woord​

Om de doorstroom van orders richting het magazijn te versnellen en foutkans te reduceren waren we op zoek naar een oplossing om de controle van de weborders te automatiseren. Samen met SIENN hebben we het gewenste proces in kaart gebracht en gevisualiseerd zodat het voor iedereen “tastbaar” werd. Vervolgens zijn de verschillende criteria vastgelegd waaraan voldaan moet worden om een order geautomatiseerd te valideren en is SIENN dit per stap gaan inrichten. De gekozen aanpak maakte dat er tegelijk ontwikkeld en getest kon worden zodat we al snel de voordelen van deze oplossing konden benutten!

Image module

David Wijnbergen​
Projectleider – HSB

Resultaten

Met de komst van de Power App:​

Image
wordt er actief gecheckt op overschrijving van krediet-/bestellimieten van webshoporders, waardoor er 2 uur per dag bespaart wordt aan controletijd en er minder retourzendingen zijn.
Image
worden bestellingen waarbij krediet-/ bestellimieten afwijken nu voorafgaand aan de levering gecontroleerd , zodat deze niet direct in het ERP worden aangemaakt.
Image
is er een contactmoment gecreëerd voor upselling indien er afwijkende bestellingen plaatsvinden.
Vervolgstappen

Om nog beter te kunnen inspelen op de goed-te-keuren orders wordt er nagedacht om de complete order-entry onder te brengen in de App. Denk hierbij aan het sneller invoeren van orders waarbij vooraf controles/checks worden uitgevoerd met het motto: “First time right!”.​

Ook interne bedrijfsregels die niet in het ERP passen zoals marges op producten in productgroepen bij orderregels of vooruitverkochte artikelen kunnen verwerken. ​

Daarnaast kunnen de verkoopmomenten, voortkomend uit de detectie van afwijkend bestelbedrag, nog beter benut worden door het automatisch aanbieden van alternatieve artikelen. Hierdoor worden de klanten van HSB nog eerder geholpen bij het vinden van passende artikelen.​

Image module
Bekijk meer projecten